Üretim öncesi lojistik faaliyetleri üretici firmanın, üretim sürecinde ihtiyaç duyduğu tüm ürünleri diğer firmalardan tedarik etmesi ve bunları kendi iç birimlerine aktarmasına denir. Bu noktada işletmelerin doğru üreticileri tercih etmesi ve ham maddelerin lojistiğinin gerekli planlar çerçevesinde gerçekleşmesi önemlidir.

Üretim öncesi lojistik faaliyetleri üretici firmanın, üretim sürecinde ihtiyaç duyduğu tüm ürünleri diğer firmalardan tedarik etmesi ve bunları kendi iç birimlerine aktarmasına denir. Bu noktada işletmelerin doğru üreticileri tercih etmesi ve ham maddelerin lojistiğinin gerekli planlar çerçevesinde gerçekleşmesi önemlidir.

Temin edilen ürünlerin planlanan koşullar ve zaman içerisinde transferinin gerçekleşmemesi durumunda, firma üretim kapasitesini azaltmak zorunda kalır ve zarar etmesine yol açar. Bununla birlikte zamanında üretilemeyen ürünler, firmanın anlaşmalı olduğu kurumlar ile çeşitli sorunlar yaşamasına da neden olabileceği için üretim öncesi lojistik süreçleri planlamasına oldukça dikkat edilmelidir.

Tedarik bulma
Üretim öncesi lojistik faaliyetleri akışındaki ilk adım, tedarik talebiyle başlar. Kuruluşun satın alma süreci yönetimine bağlı olarak bu adım; elektronik olarak, yazıyla veya telefonla yapılabilir. Faaliyet süreçleri ise şu şekilde sıralanabilir:

» İhtiyaçların belirlenmesi ve analizi:
Üretim öncesi lojistik faaliyetleri bu aşamada başlar. Bir departman veya iş biriminin çalışması için bazı mal ve hizmetlere ihtiyacı vardır. Üretimde kullanılacak hammadde, yarı mamul ve gerekli teçhizatlar satın alma birimi tarafından belirlenir.

» Tedarikçi analizi ve seçimi:
Bu adım gerekli ihtiyaçlar için potansiyel tedarikçilerin listesini belirlemekle ilgilidir. Satıcılar fiyat, kalite, itibar, güvenilirlik, müşteri hizmetleri ve diğer ilgili kriterlere göre değerlendirilir. Değerlendirme süreci hızlı bir internet araması kadar basit olabilir veya aylarca süren yapılandırılmış bir analize dayanabilir.
Tedarikçi analizi üretim öncesi lojistik süreçlerinde ehemmiyetli bir konuma sahiptir çünkü yanlış tedarikçi seçimi tüm üretim sürecinin aksamasına sebep olur. Tedarikçi seçimi sonrası sözleşme görüşmesi aşamasına geçilir.

» Sözleşme süreci:
Sözleşmeler oldukça basit olabilir veya olabildiğince detay içerebilir. Önemli bir satın alım için ödeme koşullarına, garantilere, tazminat hükümlerine ve diğer yasal hususlara bakmak oldukça gereklidir. Sözleşmenin bir parçası olarak herhangi bir uygulama hizmeti varsa, zaman çizelgelerinin, teslimat çizelgelerinin, iş kapsamının ve diğer faaliyetlerin iyi anlaşıldığından emin olmak gereklidir. Sözleşme tamamlandıktan sonra üretim öncesi lojistik süreçleri satın alma ile devam eder.

Satın Alma
Satın alma süreçleri şu şekilde listelenebilir:
Sipariş ve temin:
Satın alma veya finans departmanı bu aşamada bir satın alma siparişi oluşturur. Ardından satın alma siparişi tedarikçiye gönderilir.
Satın alma siparişi; ayrıntılı şartlar ve koşullar, teslimat tarihleri, ödeme tarihleri, gümrük işlemleri ​​gibi detayları içerir. Müzakere edilen şartlara bağlı olarak, ödeme siparişin yerine getirilmesinden önce veya sonra yapılabilir.

Faturalandırma:
Tedarikçi, sipariş edilen ürünlerin listesini, fiyatlarını ve son ödeme tarihlerini içeren bir fatura gönderir. Her iki tarafın muhasebe departmanları, tutarlılık ve doğruluğu sağlamak amacıyla faturayı satın alma siparişiyle eşleştiren muhasebe kayıtlarını yapar.

Edinme
» Teslimat denetimi ve envanter yönetimi:
Üretim öncesi lojistik süreçleri teslimat ile devam eder. Satıcı, taahhüt edilen malları veya hizmetleri öngörülen zaman çizelgesi içinde ve sözleşme şartlarına göre teslim eder. Ulaştıktan sonra alıcı, siparişi inceler ve sorunları satıcıya bildirir. Alıcı kuruluşun teslimatı denetlemek ve eksik öğeler ile kalite sorunları gibi herhangi bir uyuşmazlığı tedarikçiye bildirmek için zamanı sınırlıdır.

» Ödeme:
Sipariş onaylandıktan sonra, finans departmanı sözleşmede belirtilen şartlara göre ödemeyi gerçekleştirir. Ödeme işleminden sonra taraflar, muhasebe ve denetim için kayıt tutar.

» Belgelendirme:
Tüm belgeleri faturalar aracılığıyla depolama yapmak ve belgelendirmek, gelecekteki herhangi bir denetimi sorunsuz gerçekleştirmeye yardımcı olur. Bu veriler harcama ve üretim yönetiminin izlenmesine ve optimize edilmesine de fayda sağlar.

» Üretim için depolama:
Üretim öncesi lojistik süreçleri son aşamada depolama ile noktalanır. Bu süreçte şu soruların detaylı olarak planlanması asla ihmal edilmemelidir;

1. Üretimde kullanılacak malzemeler nasıl ve ne kadar süre depolanmalıdır?
2. Malzemelerin üretim yerine transferinde hangi araçlar kullanılmalıdır?
3. Üretime gönderilen ile depolama süreci devam eden malların envanter kayıtları nasıl tutulmalıdır?

Bunlar gibi önemli detaylar bu aşamada projelendirilir. Depolama uygun koşullarda yapılmadığı takdirde üretim sürecini aksatacağından, profesyonel bir üretim öncesi lojistik faaliyetleri planlaması yapmak son derece önemlidir. Üretim öncesi lojistik faaliyetleriniz için profesyonel desteğe Horoz Lojistik aracılığıyla ulaşabilirsiniz.